Business Central – Chart of Account 💡

.

เคยสงสัยมั้ยครับว่า เวลาเราอยากได้งบกำไรขาดทุน (P&L) หรือ งบดุล (Balance Sheet) ออกมาจากระบบ ERP… ระบบมันรู้ได้อย่างไรว่าต้องดึงตัวเลขไหนมาจากไหน? 🤔

คำตอบทั้งหมดเริ่มต้นที่นี่ครับ… ผังบัญชี (Chart of Accounts)!

.

1. Chart of Accounts (CoA) คืออะไร? 🏛️
2. “3 Case Studies” ยอดฮิตในการออกแบบผังบัญชี (CoA Design)
   1. 🏢Case Study 1: ธุรกิจ SME หรือ Startup
   2. 🏗️ Case Study 2: ธุรกิจที่กำลังเติบโต หรือมีหลายบริษัทในเครือ
   3. 🏭 Case Study 3: ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม หรือธุรกิจขนาดใหญ่
3. การใช้งาน Chart of Account ใน Business Central
   1. Chart of account Structure
4. FAQs (คำถามที่พบบ่อย)
   1. Q : ถ้าออกแบบผังบัญชีผิดไปแล้ว แก้ไขทีหลังได้ไหม?
   2. Q : ผังบัญชีควรมีกี่บัญชี ถึงจะเรียกว่าดี?
   3. Q : Chart of Accounts กับ Dimension ทำงานร่วมกันอย่างไร?
   4. Q : G/L Account Categories คืออะไร และสำคัญอย่างไร?
   5. Q : ถ้าไม่ต้องการใช้ G/L Account แล้ว สามารถลบได้หรือไม่?
5. Reference :

.

Chart of Accounts (CoA) คืออะไร? 🏛️

Chart of Accounts (CoA) เป็นเหมือน “ตู้เก็บเอกสารการเงินขนาดยักษ์” ของบริษัท มันคือ “สารบัญ” ที่รวบรวมรายชื่อบัญชีแยกประเภท (General Ledger – G/L) ทั้งหมดที่บริษัทใช้ในการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน

มันเป็นโครงสร้างที่บอกว่า “ในแต่ละ Transaction ที่เกิดขึ้น” ข้อมูลทางการเงินของเราจะไหลไปเก็บอยู่ที่ลิ้นชักไหนบ้าง

.

ส่วนประกอบสำคัญของ “ลิ้นชัก” (G/L Account)

ในตู้เอกสารของเรา แต่ละลิ้นชักจะมีการติดป้ายบอกชัดเจน ซึ่งประกอบด้วย:

• เลขที่บัญชี (Account No.): เป็นตัวเลขกำกับ ที่ไม่ซ้ำกันเพื่ออ้างอิงถึงลิ้นชัก(บัญชี) นั้นๆ โดยปกติจะมีการจัดกลุ่มตามมาตรฐานบัญชี เช่น
  • 1xxxx = สินทรัพย์ (Assets)
  • 2xxxx = หนี้สิน (Liabilities)
  • 3xxxx = ทุน (Owner’s equity)
  • 4xxxx = รายได้ (Revenues)
  • 5xxxx = ค่าใช้จ่าย (Expenses)
• ชื่อบัญชี (Account Name): ชื่อที่อ่านแล้วเข้าใจได้ทันที เช่น “เงินสด”, “ลูกหนี้การค้า”, “รายได้จากการขายในประเทศ”
• ประเภท (Account Type):
  • Posting: คือ “ลิ้นชัก” ที่เราเอาเงินใส่เข้าไปจริงๆ (ตัวเลขจะถูกบันทึกที่นี่)
  • Header / Total: คือ “ป้ายชื่อหมวดหมู่” ของลิ้นชัก ใช้เพื่อจัดกลุ่มและสรุปยอดรวม ไม่สามารถบันทึกรายการได้โดยตรง
  • Begin-Total / End-Total: ใช้สำหรับรวมยอดของบัญชีหลายๆ ตัวเข้าด้วยกันเพื่อแสดงในรายงาน

.

แล้วมันสำคัญยังไง? (Why does it matter?)

ผังบัญชีที่ออกแบบมาอย่างดี คือหัวใจของการทำรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลครับ

• 🎯 เป็นรากฐานของทุกรายงาน: งบกำไรขาดทุน, งบดุล, งบกระแสเงินสด… ทุกรายงานทางการเงินดึงข้อมูลมาจาก “ลิ้นชัก” ในผังบัญชีนี้ทั้งสิ้น ถ้าโครงสร้างตู้เรามั่ว รายงานที่ได้ก็จะมั่วไปด้วย!
• 🎯 สร้างมาตรฐานและความคุม: ทำให้ทุกคนในองค์กรบันทึกรายการทางการเงินไปยัง “ลิ้นชัก” เดียวกันเสมอ เช่น ค่ากาแฟ ต้องลงที่ 51500-ค่ารับรอง เท่านั้น ไม่ใช่บัญชีอื่น
• 🎯 พร้อมสำหรับการเติบโต: ผังบัญชีที่ดีจะสามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจได้ เช่น เมื่อมีแผนกใหม่ หรือผลิตภัณฑ์ใหม่ ก็สามารถเพิ่ม “ลิ้นชัก” ใหม่เข้าไปในโครงสร้างเดิมได้อย่างเป็นระเบียบ

.

สรุปง่ายๆ คือ Chart of Accounts คือแผนผังโครงสร้างของข้อมูลการเงินทั้งหมด ถ้าเราวางแผนผังนี้ได้ดีตั้งแต่แรก การทำงานใน ERP ของเราก็จะราบรื่นและเป็นระเบียบมากครับ!

.

.

“3 Case Studies” ยอดฮิตในการออกแบบผังบัญชี (CoA Design)

การออกแบบผังบัญชีที่ดีก็เหมือนการวางเสาเข็มของบ้านครับ ต้องคิดถึงการใช้งานในปัจจุบันและเผื่อการต่อเติมในอนาคตด้วย

.

🏢Case Study 1: ธุรกิจ SME หรือ Startup

• โจทย์ : ต้องการความรวดเร็ว เรียบง่าย และเริ่มใช้งานได้ทันที ไม่ซับซ้อนเกินความจำเป็น
• แนวทางการออกแบบ : “Keep It Simple”
  • ใช้ Template มาตรฐาน: เริ่มต้นจากผังบัญชีมาตรฐานที่มาพร้อมกับ Business Central (เช่น Cronus) แล้วปรับแก้เล็กน้อย ลบส่วนที่ไม่ใช้ออก
  • เลขบัญชีไม่ซับซ้อน: อาจใช้เลขบัญชีแค่ 4-5 หลัก ก็เพียงพอแล้ว
  • เน้นใช้ Dimension: แทนที่จะสร้างบัญชีแยกย่อยเยอะๆ (เช่น ค่าการตลาด-Facebook, ค่าการตลาด-Google) ให้สร้างบัญชีเดียวคือ ค่าการตลาด แล้วใช้ Dimension ช่องทาง เพื่อแยกรายละเอียดแทน วิธีนี้ทำให้ผังบัญชีไม่บวมและสะอาดตา
• ผลลัพธ์: ได้ผังบัญชีที่กระชับ เข้าใจง่าย ทำให้การปิดบัญชีรายเดือนทำได้รวดเร็ว และยืดหยุ่นพอที่จะเติบโตไปกับธุรกิจได้

.

🏗️ Case Study 2: ธุรกิจที่กำลังเติบโต หรือมีหลายบริษัทในเครือ

• โจทย์ : ต้องการผังบัญชีที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน สามารถรองรับการเปิดบริษัทลูก หรือสาขาใหม่ในอนาคต และต้องการเปรียบเทียบข้อมูลงบการเงินระหว่างบริษัทได้ (Consolidation)
• แนวทางการออกแบบ : “Build for Scale”
  • สร้าง Corporate CoA: ออกแบบผังบัญชีกลาง “ชุดแม่” ขึ้นมาหนึ่งชุด แล้วให้ทุกบริษัทในเครือใช้โครงสร้างหลักเดียวกันนี้
  • เว้นช่วงเลขบัญชี (Number Ranges): มีการเว้นช่วงของเลขที่บัญชีไว้สำหรับอนาคต เช่น 11000-11999 สำหรับสินทรัพย์หมุนเวียน เพื่อให้สามารถเพิ่มบัญชีใหม่เข้าไปแทรกตรงกลางได้อย่างเป็นระเบียบ
  • วางแผนสำหรับ Intercompany: มีการสร้างบัญชีสำหรับรายการระหว่างกันในกลุ่มบริษัทไว้ล่วงหน้า เช่น ลูกหนี้-บริษัทในเครือ, เจ้าหนี้-บริษัทในเครือ
• ผลลัพธ์: ลดความซับซ้อนในการทำงบการเงินรวม (Consolidated Financial Statements) และทำให้การวิเคราะห์เปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างบริษัทลูกทำได้ง่ายและถูกต้อง

.

🏭 Case Study 3: ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม หรือธุรกิจขนาดใหญ่

• โจทย์ : ต้องการการวิเคราะห์ต้นทุนที่ละเอียดมาก สามารถแยกต้นทุนตามแผนก (Cost Center), ตามสายการผลิต, หรือตามโปรเจกต์ได้อย่างชัดเจน
• แนวทางการออกแบบ : “Granularity is Key”
  • โครงสร้างบัญชีแบบละเอียด: มีการแบ่งหมวดหมู่บัญชีค่าใช้จ่ายและต้นทุนการผลิตที่ละเอียดมาก เช่น แยกบัญชี ต้นทุนวัตถุดิบ, ต้นทุนค่าแรงทางตรง, ค่าใช้จ่ายการผลิตผันแปร ออกจากกันชัดเจน
  • ใช้เลขบัญชีหลายหลัก: อาจใช้เลขที่บัญชี 6-8 หลัก เพื่อให้สามารถจัดกลุ่มและสร้างลำดับชั้นของข้อมูล (Hierarchy) ได้ลึกขึ้น
  • ผสานกับ Dimension อย่างเข้มข้น: ทุกรายการค่าใช้จ่ายจะต้องถูกระบุ Cost Center Dimension เสมอ เพื่อให้สามารถออก “งบกำไรขาดทุนตามแผนก” ได้
• ผลลัพธ์: ฝ่ายบริหารได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโครงสร้างต้นทุนของบริษัท ทำให้สามารถตัดสินใจลดต้นทุนหรือปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตได้อย่างตรงจุด

.

จะเห็นว่าการ Design >> Chart of Account ให้ดีและเรียบง่าย แต่ยังได้รายละเอียดของงบการเงินที่บริษัทต้องการ จะต้องใช้ Dimension เข้ามาเป็นส่วนช่วยด้วย

ใครที่อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว ถ้าสังสัยว่า Dimension คืออะไร และใช้งานยังไง เข้าไปอ่านที่บทความนี้ได้เลยครับ

.

.

การใช้งาน Chart of Account ใน Business Central

.

Chart of account Structure

1. หน้าตา Chart of Account ใน Business Central

นี่คือ “หัวใจ” ของระบบบัญชีครับ หน้านี้แสดง “ลิ้นชัก” (G/L Account) ทั้งหมดที่บริษัทมี ใช้สำหรับบันทึกรายการทางการเงินทุกอย่าง ตั้งแต่ สินทรัพย์ (Assets), หนี้สิน (Liabilities), รายได้ (Revenues) ไปจนถึง ค่าใช้จ่าย (Expenses)

.

2. โครงสร้างแบบ “ย่อหน้า” (Indented Structure)

• คุณจะสังเกตเห็นว่าชื่อบัญชี (Name) มันมีการ “ย่อหน้า” เข้าไปเป็นลำดับชั้น
• นี่คือการจัดกลุ่มเพื่อให้อ่านง่ายและสรุปยอด (Totaling) ได้ครับ
• 1000 BALANCE SHEET คือหัวข้อที่ใหญ่ที่สุด
  • ย่อหน้าเข้ามาคือ 1002 ASSETS (สินทรัพย์)
    • ย่อหน้าเข้ามาอีกคือ 1003 Fixed Assets (สินทรัพย์ถาวร)
      • และย่อเข้ามาอีกคือ 1100 Land and Buildings (ที่ดินและอาคาร)

.

3. ความหมายของ Account Type (ประเภทบัญชี)

นี่คือคอลัมน์ที่สำคัญที่สุดคอลัมน์หนึ่งเลยครับ:

• Heading (หัวข้อ):
  • ตัวอย่าง: 1000 BALANCE SHEET
  • ความหมาย: เป็นแค่ “หัวข้อ” หรือ “ป้ายชื่อ” ตัวใหญ่ๆ ใช้เพื่อจัดกลุ่มเท่านั้น ไม่สามารถบันทึกรายการ (Post) ลงไปได้
• Begin-Total (เริ่มต้น-รวมยอด):
  • ตัวอย่าง: 1005 Tangible Fixed Assets
  • ความหมาย: เป็น “จุดเริ่มต้น” ของการรวมยอดครับ บอกระบบว่า “เริ่มนับผลรวมของทุกบัญชีตั้งแต่ตรงนี้เป็นต้นไปนะ”
• Posting (บัญชีสำหรับบันทึก):
  • ตัวอย่าง: 1110 Land and Buildings
  • ความหมาย: นี่คือ “ลิ้นชักตัวจริง” 📥 ที่เราจะบันทึกตัวเลขลงไปครับ บัญชีเดียวที่สามารถมี Net Change (ยอดเคลื่อนไหว) ได้คือบัญชีประเภทนี้เท่านั้น
• End-Total (สิ้นสุด-รวมยอด):
  • ตัวอย่าง: 1395 Tangible Fixed Assets, Total
  • ความหมาย: เป็น “จุดสิ้นสุด” ของการรวมยอด บอกระบบว่า “ให้รวมยอดทุกบัญชี ตั้งแต่ Begin-Total (เช่น 1005) จนถึง End-Total นี้ (เช่น 1385) มาแสดงผลรวมที่บรรทัดนี้”
• ซึ่ง 1005..1395 จะถูกเซตที่ช่อง Totaling

.

.

FAQs (คำถามที่พบบ่อย)

Q : ถ้าออกแบบผังบัญชีผิดไปแล้ว แก้ไขทีหลังได้ไหม?

A : แก้ไขได้ แต่ยากและมีความเสี่ยงสูงครับ! การเปลี่ยนโครงสร้างหลักของผังบัญชีหลังจากเริ่มใช้งานไปแล้วเปรียบเสมือนการทุบเสาเข็มของบ้านที่สร้างไปแล้ว มันส่งผลกระทบต่อข้อมูลในอดีตทั้งหมด ดังนั้น การวางแผนให้ดีตั้งแต่แรกจึงสำคัญที่สุด ควรปรึกษานักบัญชีและที่ปรึกษาเพื่อออกแบบโครงสร้างที่ยืดหยุ่นตั้งแต่ต้นครับ

.

Q : ผังบัญชีควรมีกี่บัญชี ถึงจะเรียกว่าดี?

A : ไม่มีคำตอบตายตัวครับ คำตอบที่ดีที่สุดคือ “ละเอียดพอที่จะให้ข้อมูลเชิงลึก แต่เรียบง่ายพอที่จะบริหารจัดการได้” ถ้าละเอียดเกินไปจะทำให้ดูแลรักษายาก แต่ถ้าง่ายเกินไปก็จะไม่สามารถวิเคราะห์อะไรได้เลย หลักการที่ดีคือ ใช้ Dimension ช่วยในการวิเคราะห์แทนการสร้างบัญชีแยกย่อยที่ไม่จำเป็น

.

Q : Chart of Accounts กับ Dimension ทำงานร่วมกันอย่างไร?

A : ให้คิดง่ายๆ แบบนี้ครับ:

Chart of Accounts บอกว่า “มันคือค่าอะไร?” (What) -> เช่น ค่าโฆษณา

Dimension บอกว่า “มันเกิดขึ้นเพื่อใคร/ที่ไหน/ทำไม?” (Who/Where/Why) -> เช่น เพื่อ แผนกการตลาด, สำหรับ แคมเปญ A

ทั้งสองอย่างทำงานเสริมกันเพื่อให้เราได้ข้อมูลที่สมบูรณ์แบบที่สุดครับ

.

Q : G/L Account Categories คืออะไร และสำคัญอย่างไร?

A : ถ้า G/L Account คือ “ลิ้นชัก” เก็บเอกสาร

G/L Account Categories ก็คือ “ป้ายกำกับอัจฉริยะ” 📊 ที่เราแปะไว้หน้าลิ้นชักแต่ละอันครับ

มันคือการบอกระบบ Business Central ว่า “ลิ้นชัก” บัญชีนี้ จัดอยู่ในหมวดหมู่งบการเงินประเภทไหน เช่น สินทรัพย์หมุนเวียน, หนี้สินหมุนเวียน, รายได้, ต้นทุนขาย ฯลฯ

ความสำคัญ: มันทำให้การสร้างรายงานทางการเงินพื้นฐาน (เช่น งบดุล, งบกำไรขาดทุน) กลายเป็นเรื่อง อัตโนมัติ! ระบบจะรู้ได้ทันทีว่าต้องดึงตัวเลขจากบัญชีไหนไปแสดงในบรรทัดไหนของรายงาน นี่คือฟีเจอร์ที่คนมักมองข้ามแต่ทรงพลังมากในการประหยัดเวลาทำรีพอร์ตครับ

.

Q : ถ้าไม่ต้องการใช้ G/L Account แล้ว สามารถลบได้หรือไม่?

A : คำตอบสั้นๆ คือ: ได้, แต่มีเงื่อนไขครับ! 🚫

เงื่อนไขคือ: บัญชีนั้นจะต้อง ไม่มียอดคงเหลือ (Balance = 0) และ ต้องไม่เคยมีรายการเคลื่อนไหว (No Ledger Entries) ใน (Fiscal Year) นั้น มาก่อน

แล้วถ้าไม่ต้องการให้ใช้ G/L นั้นแล้วต้องทำอย่างไร?: วิธีที่ถูกต้องคือการ “Block” บัญชีนั้นครับ การบล็อกจะเหมือนการนำป้าย “ห้ามใช้” ไปติดไว้หน้าลิ้นชัก ทำให้ไม่มีใครสามารถบันทึกรายการใหม่เข้าบัญชีนี้ได้อีกต่อไป แต่มันยังคงเก็บข้อมูลในอดีตทั้งหมดไว้เพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail) ซึ่งเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดทางบัญชีครับ

.

นอกจากนั้น ถ้าอยากป้องกันไม่ให้ใครเผลอมาลบ G/L นั้นได้ ต่อให้บัญชีนั้น ไม่มียอดคงเหลือ (Balance = 0) และ ไม่เคยมีรายการเคลื่อนไหว (No Ledger Entries) ใน (Fiscal Year) นั้น ทำได้โดย

• ให้ติ๊ก Block Deletion of G/L Accounts
• และใส่วันที่ Check G/L Acc. Deletion After
• เช่น ตามรูปตัวอย่าง ระบบจะ “ล็อก” ไม่ให้ลบบัญชีทั้งหมดที่มีการเคลื่อนไหวในปีปัจจุบัน (2025)
• แต่ยังคง “เปิดโอกาส” ให้ลบบัญชีเก่าๆ ที่เลิกใช้งานไปแล้ว (เช่น บัญชีที่เคลื่อนไหวในปี 2024 และเก่ากว่านั้น และยอดเป็น 0) ออกจากระบบได้

.

Reference :

https://learn.microsoft.com/th-th/training/modules/chart-accounts-dynamics-365-business-central/