Business Central – Financial Report (การสร้างงบการเงิน) 💡

.

หลังจากที่เราสร้างและเซตอัพ …

1. “ตู้เอกสาร” (Chart of Accounts) 🗄️

2. “ป้ายกำกับ” (Dimensions) 🏷️

3. “ผู้ช่วยอัจฉริยะ” (Posting Groups) 🤖

.

ตอนนี้… ถึงเวลาที่เราจะ “เก็บเกี่ยวผลประโยชน์” จากทุกอย่างที่ทำมาแล้วครับ นั่นคือ “Financial Report” (รายงานทางการเงิน) นั่นเอง! 📈

.

ถ้าเราเข้าใจและเซตอัพทั้ง 3 ส่วนนี้มาอย่างดีแล้ว

เราจะไม่ต้องกลัวอีดต่อไปเวลา ผู้บริหารเดินมาถามว่า “สิ้นเดือนแล้ว สรุปกำไรเท่าไหร่? แล้วสาขาไหนกำไรเยอะสุด?” 😱

เพราะการตอบคำถามนี้ใน Business Central จะกลายเป็นเรื่องง่ายๆ แค่ “คลิกเดียว”

.

1. Financial Report ใน BC คืออะไร? 📃
2. ตัวอย่างการตั้งค่า Financial Report ใน BC
   1. Row Definition (การตั้งค่าแถว) :
   2. Column Definition (การตั้งค่าคอลัมน์):
   3. Financial Reports (การเซตอัพ Financial Reports)
3. “3 Case Studies” ยอดฮิตในการใช้ Financial Reporting
   1. Case Study 1 : รายงาน “P&L vs. Budget” (งบกำไรขาดทุน เทียบ งบประมาณ) 📊
   2. Case Study 2 : รายงาน “P&L แยกตาม Dimension” (กำไรขาดทุนตามสาขา) 🚀
   3. Case Study 3: รายงาน “Trailing 12 Months” (งบย้อนหลัง 12 เดือน) 📈
4. FAQs (คำถามที่พบบ่อย)
   1. Q : มันต่างจาก “Power BI” ยังไง?
   2. Q : ถ้าฉันเพิ่ม G/L Account ใหม่ (เช่น 41200) รายงานจะอัปเดตให้ไหม?
   3. Q : มันต่างจาก “Analysis by Dimensions” ยังไง?
   4. Q : สามารถ Export รายงานนี้ไป Excel ได้ไหม?
   5. Q : ทำไมรายงานที่ฉันสร้างมัน “ว่างเปล่า” (Blank)?
5. Reference :

.

Financial Report ใน BC คืออะไร? 📃

ใน Business Central, “รายงานทางการเงิน” ไม่ได้มีแค่หน้างบการเงิน (P&L, Balance Sheet) ที่ระบบสร้างมาให้แบบตายตัว

แต่ “หัวใจ” ที่แท้จริงของมันคือเครื่องมือที่ชื่อว่า “Financial Reporting” (หรือชื่อเดิมคือ Account Schedules)

มันคือเครื่องมือ “สร้างรายงานแบบกำหนดเอง” ที่ทรงพลังมากในระบบครับ

.

ทำไมมันถึงทรงพลัง ? (The “Aha!” Moment)

เพราะมัน “แยก” องค์ประกอบของรายงานออกจากกันอิสระ ! ระหว่าง Row และ Column

1. Row Definition (การกำหนดแถว): คือการสร้าง Format ของแถว (ว่าคุณอยากเห็น อะไร ? เช่น รายได้, ต้นทุน, ค่าใช้จ่าย หรืองบดุล)
2. Column Definition (การกำหนดคอลัมน์): คือการสร้าง Format ของคอลัมภ์ (ว่าคุณอยากเห็น อย่างไร ? เช่น ยอดปัจจุบัน, ยอด YTD, เทียบงบประมาณ, เทียบปีที่แล้ว)

ความมหัศจรรย์คือ: คุณสามารถ “ผสม” Row ไหนกับชุด Column ไหนก็ได้ !

.

ตัวอย่างการตั้งค่า Financial Report ใน BC

เช่น ถ้าเราต้องการ รายงานงบดุล ที่แสดงข้อมูลเป็น 12 เดือน เพื่อดูแนวโน้ม ตามตัวอย่างในภาพ

องค์ประกอบที่เราต้องเซตอัพในโปรแกรมมีดังนี้ …

.

Row Definition (การตั้งค่าแถว) :

เราสร้าง “แถว” ที่ต้องการในรายงาน เช่น

1. Row No. >> รหัสอ้างอิงเฉพาะสำหรับแถวนี้ ใช้เพื่อการจัดลำดับและใช้เป็นตัวอ้างอิงในสูตร (เช่น P0001, P0002)
2. Description >> ข้อความที่จะแสดงในแถวของงบการเงิน (เช่น “Assets”, “Cash”)
3. Totaling Type >> บอกระบบว่าแถวนี้จะ “ดึงข้อมูล” มาจากไหน
   • Posting Accounts: ดึงยอดจาก G/L Account ที่ระบุในช่อง Totaling (เช่น บรรทัด “Cash”)
   • Formula: ดึงยอดจาก Row หรือการคำนวณสูตรที่ซับซ้อน (เช่น P0001/P0002 เพื่อหาอัตราส่วน)
4. Totaling >> ถ้า Totaling Type = Posting Accounts ในช่องนี้ให้ใส่เลขที่ G/L (เช่น 2900..2990)
5. Row Type >> กำหนด “วิธีการคำนวณยอด” ของแถวนี้
   • Net Change: ยอดเคลื่อนไหวสุทธิ (YTD) (สำหรับงบ P&L)
   • Balance at Date: ยอดคงเหลือ ณ วันที่ (ยอดสะสม) (สำหรับงบ Balance Sheet)
   • Beginning Balance: ยอดยกมา (ณ วันที่ก่อนเริ่ม Date Filter)
6. Show Opp. Sign >> ถ้าติ๊ก
   • ระบบจะกลับเครื่องหมายของตัวเลข
   • ใช้สำหรับบัญชี “รายได้” และ “หนี้สิน” ซึ่งปกติมียอด Credit (ติดลบ) ให้แสดงเป็นค่าบวกในงบ
7. Show >> กำหนดว่าจะ “ซ่อน” หรือ “แสดง” ข้อมูลแถวนี้
   • Yes : แสดงเสมอ
   • No : ซ่อนเสมอ (ใช้สำหรับแถวคำนวณที่ไม่ต้องการให้เห็น)
   • If Any Column Not Zero: แสดงก็ต่อเมื่อมียอดไม่เท่ากับ 0 (Best Practice สำหรับซ่อนบัญชีที่ไม่มีการเคลื่อนไหว)
8. Bold / Italic >> ติ๊กเมื่อต้องการให้ข้อมูลบรรทัดนั้นเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง
9. New Page >> ถ้าติ๊ก แถวนี้จะถูกพิมพ์เป็นรายการแรกของหน้าใหม่

.

Column Definition (การตั้งค่าคอลัมน์):

เราสร้าง “คอลัมน์” ที่ต้องการ เช่น

1. Column No. >> รหัสอ้างอิงของคอลัมน์ (เช่น 1, 2) ใช้สำหรับอ้างอิงในคอลัมน์ Formula
2. Column Header >> ข้อความที่จะแสดงเป็นหัวตารางในรายงาน (เช่น “January”, “February”)
3. Column Type >> กำหนดว่าคอลัมน์นี้จะคำนวณยอดอย่างไร
   • Balance at Date: (ที่คุณใช้อยู่) ยอดคงเหลือสะสม ณ วันที่สิ้นสุด (สำหรับงบดุล)
   • Net Change: ยอดเคลื่อนไหวสุทธิ (สำหรับงบกำไรขาดทุน)
   • Beginning Balance: ยอดยกมา
   • Formula: คำนวณจากคอลัมน์อื่น (เช่น 1+2)
4. Ledger Entry Type >> กำหนดประเภทข้อมูลที่จะดึงมา
   • Entries >> รายการที่ Post แล้วทั้งหมด
   • Budget Entries: รายการงบประมาณ (สำหรับงบเปรียบเทียบ Actual vs Budget)
5. Comparison Period Formula >> ใช้กำหนด Period ข้อมูลที่ต้องการให้ไปออกในรายงาน เช่นในตัวอย่าง
   • FY[1] >> ดึงยอด Balance at Date ณ 31/01/2568
   • FY[2] >> ดึงยอด Balance at Date ณ 28/02/2568
6. Show >> กำหนดว่าจะ “ซ่อน” หรือ “แสดง” ข้อมูลแถวนี้
   • Yes : แสดงเสมอ
   • No : ซ่อนเสมอ (ใช้สำหรับแถวคำนวณที่ไม่ต้องการให้เห็น)
   • If Any Column Not Zero: แสดงก็ต่อเมื่อมียอดไม่เท่ากับ 0 (Best Practice สำหรับซ่อนบัญชีที่ไม่มีการเคลื่อนไหว)

.

Financial Reports (การเซตอัพ Financial Reports)

หลังจากที่ได้เซตอัพ Row Definition และ Column Definition

ที่เหลือก็แค่นำทั้งคู่มาผูก Cross กันที่หน้าจอ Financial Reports โดยตั้งชื่อให้กับรายงาน และระบุว่ารายงานนี้ ให้ใช้ Row Definition และ Column Definition ไหนในระบบ

.

จากนั้นกด View Financial Report เพื่อเรียกดูรายงาน

.

ระบบจะแสดงหน้างบและข้อมูลให้ โดยสามารถ Export งบออกมาเป็น Excel หรือ Print ออกมาเป็น PDF ได้

.

.

“3 Case Studies” ยอดฮิตในการใช้ Financial Reporting

นี่คือ 3 รายงานคลาสสิกที่ผู้บริหารทุกคนต้องใช้

.

Case Study 1 : รายงาน “P&L vs. Budget” (งบกำไรขาดทุน เทียบ งบประมาณ) 📊

• โจทย์ (The Problem):
  • ผู้บริหารอยากรู้ว่า “เดือนนี้เราใช้เงินเกินงบประมาณ (Budget) ที่ตั้งไว้หรือไม่? และเกินไปกี่เปอร์เซ็นต์?”
• วิธีแก้ปัญหา (The Solution):
  • Row: ใช้ Row P&L มาตรฐาน (รายได้, ค่าใช้จ่าย)
  • Column: ใช้ Column Definition ที่เราสร้างไว้ (Current, YTD, Budget, Variance %)

• ผลลัพธ์ (The Result):
  • ได้รายงานที่แสดงยอดใช้จริง เทียบกับ งบประมาณ และ % ที่ต่างกัน ในทุก G/L Account ทันที! ทำให้รู้เลยว่าแผนกไหนใช้เงินเกินงบ

.

Case Study 2 : รายงาน “P&L แยกตาม Dimension” (กำไรขาดทุนตามสาขา) 🚀

• โจทย์ (The Problem):
  • “บริษัทกำไร… แต่ตกลง สาขาไหน (Dimension) ที่ทำกำไร และสาขาไหนที่ขาดทุน ?”
• วิธีแก้ปัญหา (The Solution):
  • Row: ใช้ Row P&L มาตรฐาน
  • Column: ใช้ Column “Current Month” ธรรมดา
  • The Magic 🪄: ที่หน้า Financial Report… เราสามารถใส่ “Dimension Filter” ได้
• ผลลัพธ์ (The Result):
  • เวลาเรารันรายงาน P&L
    • ถ้ากรอง Branch Dimension = BKK เราก็จะได้ P&L ของสาขากรุงเทพ !
    • ถ้าเปลี่ยนฟิลเตอร์เป็น CNX ก็จะได้ P&L ของสาขาเชียงใหม่ !

.

Case Study 3: รายงาน “Trailing 12 Months” (งบย้อนหลัง 12 เดือน) 📈

• โจทย์ (The Problem):
  • ผู้บริหารอยากเห็น “แนวโน้ม” (Trend) ของรายได้ ไม่ได้อยากเห็นแค่เดือนเดียว
• วิธีแก้ปัญหา (The Solution):
  • Row: ใช้ Row “Total Revenue” (รายได้รวม) แถวเดียว
  • Column: สร้าง Column Definition แบบพิเศษ 12 คอลัมน์
    • Col 1: เดือนปัจจุบัน (Period 0)
    • Col 2: -1 เดือน (Period -1M)
    • Col 3: -2 เดือน (Period -2M)
    • …ไปจนถึง Col 12: -11 เดือน (Period -11M)
• ผลลัพธ์ (The Result):
  • ได้รายงาน 1 บรรทัด ที่แสดงยอดขายย้อนหลัง 12 เดือน ให้เห็น Trend ได้อย่างชัดเจน

.

.

FAQs (คำถามที่พบบ่อย)

Q : มันต่างจาก “Power BI” ยังไง?

A : Financial Reporting (Account Schedules) ถูกสร้างมาสำหรับ “นักบัญชี/ฝ่ายการเงิน” 👩‍💼 เพื่อดูรายงานการเงินที่ “ถูกต้องเป๊ะ” (Reconciled) และ “เจาะลึก” (Drill-down) ถึง G/L Entry ได้ทันที ภายในระบบ BC

Power BI ถูกสร้างมาสำหรับ “ผู้บริหาร/คนทั้งองค์กร” 🧑‍💼 เพื่อทำ “Dashboard” ที่สวยงาม 🎨 ดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง (เช่น ยอดขาย + Data จากเว็บ) มาแสดงผลในภาพเดียว

.

Q : ถ้าฉันเพิ่ม G/L Account ใหม่ (เช่น 41200) รายงานจะอัปเดตให้ไหม?

A: อัปเดตให้… ถ้าคุณตั้งค่า Row ถูกต้อง!

วิธีที่ถูก: ใน Row Definition ของ “Total Revenue” ควรกำหนด Totaling = 40000..49999 (แบบช่วง)

วิธีที่ผิด: กำหนด Totaling = 41100+41300 (แบบเจาะจง)

ถ้าใช้วิธีที่ถูก (แบบช่วง) เมื่อคุณสร้าง G/L 41200 ใหม่ (ซึ่งอยู่ระหว่าง 40000..49999) ระบบจะดึงไปรวมในยอด “Total Revenue” ให้อัตโนมัติครับ

แต่ถ้าเราใช้การบวก ทุกครั้งที่เราเพิ่ม G/L เราก็ต้องไปเพิ่มใน financial report ด้วย !!

.

Q : มันต่างจาก “Analysis by Dimensions” ยังไง?

A : Financial Report (Account Schedules) ใช้สำหรับสร้าง “งบการเงินที่เป็นทางการ” (Official, Static Reports) ที่มีรูปแบบสวยงาม เช่น งบ P&L, งบดุล

Analysis by Dimensions (Analysis View) ใช้สำหรับ “การวิเคราะห์เชิงลึกแบบโต้ตอบ” (Dynamic, Interactive Analysis) เหมือน Pivot Table เพื่อ “เจาะ” (Drill down) ข้อมูล G/L ตามมิติ (Dimensions)

.

Q : สามารถ Export รายงานนี้ไป Excel ได้ไหม?

A : ได้ 100% ครับ! นี่คือฟีเจอร์ที่นักบัญชีรักที่สุด เราสามารถส่งรายงานที่รันเสร็จแล้วออกไปเป็น Excel (พร้อมสูตร Totaling ที่ติดไปด้วย) เพื่อทำงานต่อได้ทันที

.

Q : ทำไมรายงานที่ฉันสร้างมัน “ว่างเปล่า” (Blank)?

A : นี่คือปัญหาคลาสสิกของมือใหม่ครับ 99% เกิดจาก 2 สาเหตุ:

1. คุณลืมตั้งค่า Row Type (ประเภทแถว) หรือ Column Type (ประเภทคอลัมน์) ที่ถูกต้อง (เช่น ต้องเลือกเป็น Net Change หรือ Balance at Date)

2. คุณใส่ Totaling Type เป็น Posting Accounts ซึ่งต้องใส่ Totaling เป็น G/L No. แต่ดันใส่เป็น Row No แทน หรือ G/L No. ซึ่งไม่มีในระบบ

.

.

Reference :

https://learn.microsoft.com/en-us/training/modules/configure-financial-reports-dynamics-365-business-central/

.

“หวังว่า ‘แผนที่’ การสร้างรายงานฉบับนี้ จะช่วยให้นำทางคุณและตอบคำถามผู้บริหารได้รวดเร็วยิ่งขึ้นนะครับ!

แล้วคุณล่ะครับ มีไอเดียสร้างรายงานเจ๋งๆ แบบไหนอีกบ้าง? คอมเมนต์มาแชร์กันครับ! 👇”